3 Tipps für eine erfolgreiche asynchrone Zusammenarbeit

Asynchrone Arbeitsmethoden können eine Organisation produktiver machen, indem sie es jedem Einzelnen ermöglichen, seine Arbeitszeit so effektiv wie möglich für die Organisation zu nutzen, unabhängig davon, ob er vor Ort oder verteilt tätig ist.

In diesem Beitrag möchte ich drei Tipps vorstellen, wie man das Beste aus der asynchronen Zusammenarbeit herausholen kann:

1. Zentrale Wissensanlaufstellen aufbauen
2. Kommunikationsformen und Regeln explizit machen
3. Den Wert von Meetings verbessern

Zentrale Wissensanlaufstellen aufbauen

Eine Herausforderung bei der Zusammenarbeit in Unternehmen, insbesondere wenn das Team über verschiedene Standorte oder Abteilungen verteilt ist, besteht häufig darin, dass Informationen auf verschiedenen Plattformen und Tools verstreut sind. Dies erschwert den Austausch und die Suche nach relevanten Informationen. Oft wird mehr Zeit damit verbracht, herauszufinden, wo eine bestimmte Information gespeichert ist, als mit der eigentlichen Arbeit.

Um dieses Problem zu lösen, ist es wichtig, eine zentrale Anlaufstelle für Wissen zu schaffen, die für alle Mitarbeiter zugänglich ist. Diese Anlaufstelle sollte alle relevanten Informationen an einem Ort bündeln und es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermöglichen, diese Informationen schnell zu finden.

Eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Tools und ihrer Nutzung ist der erste Schritt, um eine konsolidierte Tool-Landschaft zu schaffen. Jedes Team sollte erfassen, welche Tools für welchen Zweck eingesetzt werden und diese Informationen zusammenführen.

Im nächsten Schritt sollten die Teams gemeinsam entscheiden, welches Tool am besten geeignet ist, um die Bedürfnisse der gesamten Organisation zu erfüllen. Dies kann Workshops und Diskussionen erfordern, um Konsens und Integration zu erreichen. Langfristiges Ziel ist es, nur ein zentrales Tool für jede Informationskategorie zu haben, das als zuverlässige Quelle angesehen wird.

Kommunikationsformen und Regeln explizit machen

In einer asynchronen Arbeitsumgebung ist es wichtig, klare Kommunikationsformen und -regeln festzulegen, um Missverständnisse und Unterbrechungen zu vermeiden. Es ist hilfreich, diese Regeln explizit mit dem Team zu besprechen und die Erwartungen an das Kommunikationsverhalten festzulegen.

Mögliche Kommunikationsregeln könnten sein

• In der Regel erfolgt die Kommunikation asynchron. Wenn es sich jedoch um eine zeitkritische Angelegenheit handelt, sollte dies explizit kommuniziert werden.
• Push-Benachrichtigungen sollten deaktiviert werden. So kann jeder selbst entscheiden, wann er neue Informationen konsumieren möchte.
• Die Kalender sollten so gepflegt werden, dass Termine für Gespräche und Meetings (per Video oder vor Ort) schnell und einfach gefunden werden können.

Es ist auch wichtig, die Verwendung der verschiedenen Tools im Team klar zu kommunizieren, um Unsicherheiten zu vermeiden. Beispielsweise kann RocketChat für flüchtige, unstrukturierte Diskussionen zwischen Kollegen verwendet werden, während Confluence als zentrale Wissensquelle für schriftliche Informationen und Dokumente dient. Es ist hilfreich, diese Informationen regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Bedürfnissen des Teams entsprechen.

Den Wert von Meetings verbessern

Die Zeit jedes Mitarbeiters ist kostbar, daher sollte die Organisation von Besprechungen sorgfältig geplant und durchgeführt werden. Bevor ein Meeting angesetzt wird, sollte überlegt werden, ob das Thema wirklich in einem synchronen Meeting besprochen werden muss oder ob es auch in asynchroner Form bearbeitet werden kann.

Um den Nutzen von Besprechungen zu erhöhen, können folgende Maßnahmen ergriffen werden.

Wertschätzende Organisation eines Meetings

Es ist wichtig, den Kalender zu pflegen, um die Verfügbarkeit der Teilnehmer zu gewährleisten. Dies ist besonders wichtig, wenn Teams über verschiedene Zeitzonen hinweg zusammenarbeiten. Jeder Mitarbeiter sollte seine verfügbaren Zeiten klar angeben und Zeiten für konzentrierte Einzelarbeit blockieren, um Unterbrechungen während dieser Zeiten zu vermeiden.

Bei der Planung von Besprechungen ist es hilfreich, alle 30 Minuten eine fünfminütige Pause einzuplanen, um den Teilnehmern Zeit zu geben, sich zu erholen und auf die nächste Besprechung vorzubereiten.

Klare Zielvorstellung kommunizieren

Die Einladung zu einem Treffen sollte ein klares Ziel enthalten und beschreiben, wie dieses Ziel gemeinsam erreicht werden kann. Darüber hinaus sollte in der Einladung gegebenenfalls auf Vorbereitungen, wie das Lesen von Dokumenten, hingewiesen und entsprechendes Material zur Verfügung gestellt werden.

Es ist auch hilfreich, in der Einladung auf ein lebendes Dokument zu verweisen, in dem Ziele und Notizen aus früheren Sitzungen festgehalten sind.

Nachhalten von Meetings

Es ist wichtig, die Diskussionen und Ergebnisse der Sitzungen schriftlich festzuhalten. Auf diese Weise bleiben die Informationen allen Teammitgliedern zugänglich und können als Grundlage für zukünftige Treffen dienen. Offene Punkte und zugewiesene Aufgaben können aufgelistet werden, um sicherzustellen, dass die Arbeit effizient fortgesetzt werden kann.

Es ist auch möglich, Besprechungen aufzuzeichnen, um bei Bedarf darauf zurückgreifen zu können. Es ist jedoch zu beachten, dass diese Aufzeichnungen die schriftliche Zusammenfassung der wichtigsten Punkte nicht ersetzen.

Den Menschen nicht aus dem Auge verlieren

Meetings bieten die Möglichkeit, sich als Gruppe in einem sozialen Kontext zu treffen und sich als Individuen wahrzunehmen. Daher ist es wichtig, dass die Meetings in einer positiven Atmosphäre stattfinden, in der sich die Teilnehmer wohl und respektiert fühlen.

Beginnen Sie das Meeting mit einem gemeinsamen Check-in und beenden Sie es mit einem Check-out, um einen sozialen Rahmen zu schaffen und den menschlichen Aspekt der Zusammenarbeit hervorzuheben.

Fazit

Asynchrone Arbeitsweisen bieten viele Vorteile für eine produktive Zusammenarbeit in Unternehmen. Durch die Einrichtung zentraler Wissensspeicher, die Festlegung klarer Kommunikationsformen und -regeln sowie die wertschätzende Gestaltung von Besprechungen kann das Potenzial dieser Arbeitsweise voll ausgeschöpft werden.

Dies erfordert zwar ein gewisses Maß an Anpassung und Flexibilität von den Mitarbeitenden, steigert aber sowohl die Organisation als auch die individuelle Produktivität.