Möglichkeiten, die Zusammenarbeit und Produktivität in Organisationen zu verbessern

Asynchrone Arbeitsweisen können eine Organisation produktiver machen, indem sie jedem*jeder einzelnen erlaubt, die eigene Arbeitszeit so wirksam wie möglich für die Organisation einzusetzen, egal ob vor Ort oder verteilt.

Diese drei Tipps können dabei helfen, das meiste aus einer asynchronen Zusammenarbeit zu holen.

1. Zentrale Wissensanlaufstellen aufbauen.
2. Kommunikationsformen und Regeln explizit machen.
3. Den Wert von Meetings verbessern.

Zentrale Wissensanlaufstelle aufbauen

Schon vor der Pandemie haben sich bereits eine Vielzahl von Tools in unserem Arbeitsalltag etabliert, die uns die digitale Zusammenarbeit erleichtern sollen. In einer Organisation findet man oft eine Vielzahl von digitalen Anwendungen, die nur in bestimmten Bereichen des Unternehmens eingesetzt werden und für den gleichen Zweck angeschafft wurden. Oft erschweren sie den Austausch zwischen Teams und Abteilungen, denn es fällt immer schwerer, herauszufinden, wo sich eine belastbare Information befindet.

Ist es das Dokument im Sharepoint oder doch die Version, die parallel dazu in Confluence bearbeitet wurde? Was macht man mit den Informationen, die als Kommentar zu diesem Thema an ein Jira-Ticket geschrieben wurde? Hat jeder in der Abteilung Zugriff auf das Tool?

In vielen Situationen wird mehr Zeit damit verbracht darüber zu diskutieren, wo eine Information abgelegt wird, anstatt die Zeit in die Generierung dieser Information zu stecken.

Die Inventur vorhandener Tools und ihres Nutzens ist der erste Schritt hin zu einer konsolidierten Tool-Landschaft.  Das Ziel bei einer solchen Inventur ist, dass es für jede Art von Information nur einen zentralen Einstiegspunkt gibt, die die für jeden gültige Wahrheit darstellt.

Im ersten Schritt verschafft man sich einen Überblick über die Tools, die aktuell in der Organisation eingesetzt werden. Dafür erfasst jedes Team, welches Tool mit welchem Zweck eingesetzt wird.

Nachdem die Informationen aus allen Teams zusammengetragen wurde, geht es im darauffolgenden Schritt darum, aus jeder Kategorie ein Tool auszuwählen, das die Bedürfnisse der Organisation befriedigt. Hier kann es notwendig sein, in Workshops einen abteilungsübergreifenden Konsens zu schaffen und auf Bedenken einzugehen. Das Ziel sollte dabei aber nicht aus den Augen verloren werden: Konsolidierung der Tools auf eines pro Kategorie.

Der Anfang dieser Migration wird in vielen Fällen zu kurzfristigen Schmerzen führen, die aber durch die Vorteile einer verbesserten Zusammenarbeit und einer vereinfachten Wartung durch die IT aufgewogen werden.

Kommunikationsformen und Regeln explizit machen

Gerade bei verteilten Teams findet Kommunikation häufig asynchron statt. Regelmäßig – und auch nach einer Toolinventur – ist es sinnvoll, über die Erwartungen und das gewünschte Kommunikationsverhalten in bestimmten Situationen zu sprechen, um diese explizit zu machen.

Beispielsweise könnte die Diskussion in die Richtung gehen, dass Arbeitszeit von Wissensarbeitern kostbar ist und häufige Kontextwechsel durch Unterbrechungen in vielen Fällen zu schlechteren oder verspäteten Arbeitsergebnissen führt.

Folgende Verhaltensregeln und Kommunikationsregeln könnten sich daraus ergeben:

• Im Regelfall findet unsere Kommunikation asynchron statt. Handelt sich um eine zeitkritische Angelegenheit, dann mache ich es explizit, bis wann ich die Information benötige.
• Push Notifications sind deaktiviert, damit jeder selbst entscheiden kann, wann der richtige Zeitpunkt ist, neue Informationen zu konsumieren.
• Die Kalender sind gepflegt, damit schnell und ohne Nachfragen ein möglicher Termin für ein Gespräch (Video oder vor Ort) gefunden werden kann.

Ferner ist es sinnvoll, die Verwendungszwecke der verschiedenen Tools explizit zu machen, um Unsicherheiten zu vermeiden. Beispiele könnten wie folgt aussehen:

• RocketChat
  Chat für flüchtige, unstrukturierte Diskussionen zwischen Kollegen. Informationen werden hier nicht gespeichert oder nachhaltig zur Verfügung gestellt. Wenn wichtige Dinge in diesem Tool diskutiert werden, dann überführe sie in die entsprechende Wahrheitsquelle.
• Confluence
  Wahrheitsquelle für alle schriftlichen Informationen und Dokumente, an denen kollaborativ geschrieben wird. Die Startseite von unserem Confluence sollte so gestaltet sein, dass man sich von hier aus einen guten Überblick über unsere Themen machen kann.
• Jira
  Wahrheitsquelle für den Entwicklungsworkflow. Diskussionen zu einem Ticket sollten hier und nicht im Chat geführt werden. Wenn es längere Unterhaltungen gibt, die zu Meetings führen, dann sollten die Ergebnisse in einem Kommentar in den jeweiligen Tickets verlinkt sein. Beteiligte Personen werden korrekt getaggt, damit sie benachrichtigt werden.
• Figma
  Wahrheitsquelle für alle Designs. Hier finden auch die Designreviews statt.

Es wird Zeit benötigen, die richtigen Regeln und Verhaltensweisen für die Organisation zu entwickeln. Man sollte nicht erwarten, dass alles in einem Schritt geklärt und definiert wurde. Beginnt mit einem kleinen Set von Regeln und Normen und reflektiert in regelmäßigen Abständen darüber, ob sie euch dabei geholfen haben, die vorhandenen Tools produktiv einzusetzen und definiert notwendige Maßnahmen am Ende einer solchen Reflexion.

Den Wert von Meetings verbessern

Wie schon weiter oben geschrieben, ist die Arbeitszeit eines jeden einzelnen kostbar. Diese Wertschätzung sollte sich auch in der Art widerspiegeln, wie in der Organisation mit Meetings umgegangen wird.

Ist ein Meeting für die Klärung des Themas unbedingt erforderlich? Oder lässt es sich auch schriftlich, in asynchroner Form, bearbeiten? Wenn die Antwort darauf ja ist, dann versucht es ohne Meeting.

Am Ende einer asynchronen Bearbeitung eines Themas kann es notwendig sein, in einem synchronen Meeting zu einem finalen Konsens zu kommen. Die asynchronen Vorarbeiten werden dieses Meeting aber kürzer und produktiver werden lassen.

Wertschätzende Organisation eines Meetings

Die Wertschätzung der Arbeitszeit seiner Kolleg*innen beginnt bei der Pflege des eigenen Kalenders.

Das Organisieren eines Meetings kann anstrengend und zeitaufwendig sein, wenn man bei einem Teil der Kolleg*innen erst herausfinden muss, wann sie verfügbar sind. Gerade in Teams, die über Zeitzonengrenzen hinweg arbeiten, kann die Organisation ohne gepflegte Kalender zu einer Qual werden.

Jede*r Mitarbeiter*in sollte daher die verfügbaren Zeiten sichtbar machen, indem auch Zeiten für stille Fokusarbeiten als geblockte Zeit eingetragen werden. Damit ist sichergestellt, dass Rolleninhaber*Innen, die einen Maker-Tagesablauf haben, durch ein Meeting nicht aus einer produktiven Arbeitsphase gerissen werden.

Statt Meetings in 30-Minuten-Schritten zu planen, sollten 5 Minuten Pause pro 30 Minuten Laufzeit eingerechnet werden, bevor die Einladung versendet wird. So hat jede*r Teilnehmer*in zwischen zwei Meetings die Möglichkeit zu einer kurzen Pause und kann gestärkt in die nächste Veranstaltung wechseln.

Klare Zielvorstellung kommunizieren

Die Einladung zu einem Meeting sollte eine klare Zielvorstellung kommunizieren und beschreiben, wie man sich dem Ziel gemeinsam annähern möchte. Das ermöglicht es jedem*jeder Teilnehmer*in, sich entsprechend auf den Termin vorzubereiten.

Sind bestimmte Vorbereitungen für das Meeting notwendig, wie das Lesen eines Dokuments, dann sollte dies in der Einladung angesprochen und das Material mit der Einladung zur Verfügung gestellt werden.

Regeltermine sollten in ihrer Einladung auf ein lebendes Dokument verlinken, in dem die Ziele und Notizen aus den vergangenen Veranstaltungen zu finden sind.

Nicht jede*r Eingeladene ist gleich wichtig für die Durchführung und Zielerreichung einer Veranstaltung. Aus der Einladung zu einem Meeting heraus sollte explizit klar werden, von welchem*welcher Teilnehmer*in eine aktive Teilnahme erwartet wird. Auf Basis dieser Information kann jede*r Eingeladene dann die Teilnahme an der Veranstaltung planen, vorbereiten oder auch ablehnen, wenn sie nur an dem Ergebnis interessiert sind und keinen aktiven Teil bei der Lösungsfindung haben.

Nachhalten von Meetings

Die gemeinsame Zeit sollte nicht in Vergessenheit geraten! Es ist daher essenziell, die Diskussionen und die Ergebnisse in schriftlicher Form zusammenzufassen.

Es ist auch hilfreich, eine Liste mit offenen Punkten und zugewiesenen Aufgaben zu erstellen, die bei zukünftigen Meetings besprochen werden können. Auf diese Weise bleiben alle im Team auf dem Laufenden und können sicherstellen, dass die Arbeit effizient und erfolgreich fortgesetzt wird.

Aufzeichnungen der Veranstaltungen können in bestimmten Situationen helfen, aber sie ersetzen nicht eine schriftliche Zusammenfassung der wichtigsten Punkte.

Den Menschen nicht aus dem Auge verlieren

Gerade wenn man zu einem großen Anteil asynchron und verteilt arbeitet, ist ein synchrones Meeting eine wichtige Gelegenheit, sich in einem sozialen Umfeld Zeit zu nehmen und als Menschen zu erleben.

Als Organisator*in ist es eure Verantwortung, darauf zu achten, dass eure Meetings eine positive Atmosphäre haben und die Teilnehmer*innen sich wohlfühlen.

Ein gemeinsamer Check-in und Check-out können hier schon den sozialen Rahmen schaffen, in dem man sein virtuelles Gegenüber auch als Mensch wahrnehmen kann.