Kanban einführen: 7-Schritte-Anleitung für Teams

Kanban einführen ist einfacher als viele andere agile Methoden — du beginnst mit dem, was du hast, und verbesserst schrittweise. Diese 7-Schritte-Anleitung zeigt dir, wie du Kanban in deinem Team erfolgreich implementierst.

Warum Kanban einführen?

Die Kanban Methode bietet dir sanfte Veränderung statt radikaler Umstellung. Anders als bei Scrum brauchst du keine neün Rollen, keine festen Sprints, keine grundlegende Reorganisation. Du visualisierst einfach, was du heute schon tust — und optimierst von dort aus.

Die 7 Schritte zur Kanban-Einführung

Schritt 1: Aktüllen Prozess visualisieren

Was du tust: Erstelle ein Kanban Board, das deinen aktüllen Arbeitsfluss abbildet — nicht einen idealen Zustand.

So gehst du vor:

1. Identifiziere die typischen Phasen einer Aufgabe (z.B. Anfrage → Analyse → Umsetzung → Test → Fertig)
2. Richte Spalten für jede Phase ein
3. Erfasse alle laufenden Aufgaben als Karten

Häufiger Fehler: Zu viele Spalten am Anfang. Starte mit 3-5 Spalten und erweitere bei Bedarf.

Zeitaufwand: 1-2 Stunden für das initiale Board

Schritt 2: Arbeit sichtbar machen

Was du tust: Jede Aufgabe erhält eine Karte mit den wichtigsten Informationen.

Auf jede Karte gehören:

• Aufgabentitel (kurz und klar)
• Verantwortliche Person
• Erstelldatum oder Deadline
• Optional: Typ oder Kategorie (Farbe)

Häufiger Fehler: Aufgaben werden nicht erfasst. Regel: Was nicht auf dem Board ist, existiert nicht.

Schritt 3: WIP-Limits einführen

Was du tust: Begrenze die gleichzeitige Arbeit pro Spalte.

So findest du das richtige Limit:

1. Zähle die aktüll parallelen Aufgaben pro Phase
2. Setze das Limit leicht darunter (z.B. bei 8 auf 6)
3. Beobachte eine Woche und passe an

Häufiger Fehler: Limits zu hoch setzen oder Ausnahmen zulassen. Das Limit wirkt nur, wenn es verbindlich ist.

Faustregel: WIP-Limit pro Person = 2-3 Aufgaben maximal

Schritt 4: Pull-System etablieren

Was du tust: Arbeit wird gezogen, nicht zugewiesen.

Das bedeutet konkret:

• Ist eine Aufgabe fertig, zieht die Person die nächste aus der vorherigen Spalte
• Ist das WIP-Limit erreicht, wartet man, bis Kapazität frei wird
• Vorgesetzte weisen nicht mehr zu, sondern priorisieren die Warteschlange

Häufiger Fehler: Manager schieben trotzdem Aufgaben. Klare Spielregeln vereinbaren.

Schritt 5: Tägliche Board-Routine einführen

Was du tust: Kurzes tägliches Meeting am Board (5-15 Minuten).

Fokus-Fragen:

1. Welche Aufgaben sind blockiert?
2. Wo drohen Engpässe?
3. Was braucht jemand, um weiterzukommen?

Wichtig: Das Meeting handelt vom Board, nicht von Personen. “Die Karte X ist blockiert” statt “Peter hat nicht geliefert”.

Häufiger Fehler: Meeting wird zum Status-Report. Fokus auf Fluss, nicht auf Personen.

Schritt 6: Metriken etablieren

Was du tust: Miss die wichtigsten Kennzahlen regelmäßig.

Starte mit diesen Metriken:

• Lead Time: Tage von Anfrage bis Lieferung
• Throughput: Fertige Aufgaben pro Woche
• WIP: Durchschnittliche parallele Arbeit

So erfasst du sie:

• Physisches Board: Datum auf jede Karte beim Start und Ende
• Digitale Kanban Tools: Automatische Erfassung

Häufiger Fehler: Metriken als Kontroll-Instrument statt als Verbesserungshilfe nutzen.

Schritt 7: Kontinuierlich verbessern

Was du tust: Regelmäßige Retrospektiven (alle 2-4 Wochen).

Typische Verbesserungsthemen:

• WIP-Limits anpassen
• Spalten hinzufügen oder entfernen
• Blockaden systematisch adressieren
• Serviceklassen einführen (Expedite-Lane für Dringendes)

Häufiger Fehler: Nach der Einführung nichts mehr ändern. Kanban lebt von evolutionärer Verbesserung.

Checkliste für die Kanban-Einführung

Nutze diese Checkliste zur Selbstkontrolle:

• Board bildet aktüllen Prozess ab (nicht Wunsch-Prozess)
• Alle laufenden Aufgaben sind als Karten erfasst
• WIP-Limits sind definiert und sichtbar
• Team versteht das Pull-Prinzip
• Tägliches Board-Meeting ist eingeplant
• Metriken werden erfasst (mindestens Lead Time)
• Erste Retrospektive ist terminiert

Realistischer Zeitrahmen

Erwartungsmanagement: Die ersten Verbesserungen (bessere Übersicht, weniger Multitasking) siehst du nach 2-3 Wochen. Messbare Durchlaufzeit-Verbesserungen brauchen 2-3 Monate.

Typische Fehler bei der Kanban-Einführung

1. Zu komplexes Board am Anfang — Starte einfach, erweitere bei Bedarf
2. WIP-Limits nicht durchsetzen — Ein Limit ohne Konseqünz ist kein Limit
3. Aufgaben nicht aktualisieren — Das Board muss die Realität zeigen
4. Kanban als Tool-Einführung verstehen — Es geht um Arbeitsweise, nicht um Software
5. Keine Retrospektiven — Ohne Reflexion keine Verbesserung

Nächste Schritte

Nach erfolgreicher Basis-Einführung kannst du vertiefen:

• Kanban Metriken und Diagramme verstehen
• Physisches vs. digitales Board
• Kanban Tools im Vergleich
• Kanban mit Scrum kombinieren (Scrumban)